AI 활용
협동조합 디지털 전환, 어디서부터 시작할까: 다섯 단계
솔리다이(Solidai) · 발행
협동조합의 디지털 전환은 새 시스템을 고르는 일이 아니라 업무 목록을 만드는 일에서 시작합니다. 지금 하는 일을 적고, 정관이 허용하는 범위를 확인하고, 조합원이 이미 쓰는 채널 위에서 한 가지만 먼저 바꾼 뒤, 바뀐 정도를 숫자로 기록하는 순서가 가장 안전합니다.
1단계. 지금 하는 일을 목록으로 적습니다
‘디지털로 바꾸자’는 말은 대개 막연합니다. 먼저 실무자가 한 해 동안 반복하는 일을 적어 보세요. 협동조합이라면 아래 영역이 대부분 들어갑니다.
- 조합원 명부, 출자금, 이용실적 관리
- 총회 준비: 소집 통지, 안건 정리, 위임장 수합, 의사록
- 조합원 공지와 의견 수렴
- 회계와 지원사업·보조금 정산 보고
- 경영 정보 공개
각 항목 옆에 한 달에 몇 시간이 드는지와 누가 하는지를 적어 두면, 어디가 가장 부담인지 보입니다.
2단계. 정관과 규약이 허용하는 범위를 확인합니다
총회 의결 방식, 통지 방법, 대리 출석 같은 운영 규칙은 협동조합기본법과 조합의 정관이 정합니다. 도구를 먼저 고르면 정관과 맞지 않아 되돌리는 일이 생깁니다. 바꿔야 한다면 조합원이 함께 논의하는 순서를 따릅니다.
3단계. 조합원이 이미 쓰는 채널을 먼저 씁니다
새 앱을 설치하게 하면 참여하던 사람만 남습니다. 카카오톡 같은 익숙한 채널로 공지와 의견 수렴을 시작하고, 온라인에 익숙하지 않은 조합원을 위해 오프라인 방식은 그대로 둡니다. 온라인과 오프라인을 함께 두면 참여의 폭이 넓어집니다.
4단계. 한 가지만 먼저 바꿉니다
목록에서 부담이 가장 크고, 결과를 사람이 쉽게 확인할 수 있고, 틀려도 밖으로 나가기 전에 걸러낼 수 있는 일 하나를 고릅니다. 총회 안내문 작성이나 조합원 의견 정리, 보고서 초안처럼 반복되는 문서 업무가 좋은 출발점입니다.
| 조합 상황 | 먼저 해 볼 일 |
|---|---|
| 실무자 소수, 조합원 수십 명 | AI 활용 교육으로 문서 업무 시간 줄이기 |
| 조합원 수백 명, 참여가 줄어드는 조합 | 조합원 소통 채널과 의견 수렴 구조 정비 |
| 지원사업·정산 부담이 큰 조합 | 증빙과 보고서 작성 업무 표준화 |
작은 조합이라면 교육 하나로 충분할 수 있고, 조합원 수백 명의 조합이라면 거버넌스 쪽이 먼저일 수 있습니다.
5단계. 바뀐 정도를 숫자로 기록합니다
시작하기 전에 기준선을 적어 두지 않으면 바뀌었는지 알 수 없습니다. 세 가지만 기록해도 충분합니다.
- 참여: 총회 참석률과 대리 출석 비율, 의견을 낸 조합원 수
- 시간: 해당 업무에 드는 실무자의 월 시간
- 공개: 조합원에게 공개하는 정보의 범위
이 숫자는 조합원 보고와 다음 지원사업 신청의 근거로 쓸 수 있습니다.
자주 묻는 질문
- 실무자가 2명뿐이어도 디지털 전환이 가능한가요?
- 가능합니다. 새 시스템을 한꺼번에 들이지 않고, 익숙한 채널 위에서 문서 업무 하나부터 바꾸면 부담이 작습니다. 외부 지원을 받는다면 도구를 넘기는 것보다 실무자가 직접 운영할 역량이 남는 방식을 고르는 것이 중요합니다.
- 고령 조합원이 많으면 어떻게 하나요?
- 오프라인 방식은 그대로 두고 온라인을 더하는 방식으로 시작합니다. 오프라인만 있으면 참여하던 사람만 참여하지만, 두 방식을 함께 두면 참여의 폭이 넓어집니다.
- 비용 부담은 어떻게 줄이나요?
- 사회적경제 조직이 쓸 수 있는 디지털 전환·AI 바우처와 지원사업이 있는지 먼저 확인하세요. 공고마다 대상과 조건이 다르므로 원문을 읽고 판단해야 합니다.
이 글을 쓴 곳
솔리다이(Solidai)는 사회적경제조직이 정체성을 잃지 않고 성장하도록 돕는 AX 파트너입니다.
사회적경제 현장을 아는 류미선(광진담쟁이협동조합 대표 · 사회적경제 전문가)과 제품과 사업을 만드는 김영우(위닝해빗 주식회사 대표)이 함께합니다. 이 글은 솔리다이가 작성했고, 법령·공고·수치는 출처를 밝혀 확인한 것만 실었습니다.